بهترین ابزار برای مدیریت کارهای شخصی و شغلی – trello

به نظر شما بهترین ابزار مدیریت کارهای روزانه چیست؟ شما از چه ابزاری برای مدیریت کارهایتان استفاده می‌کنید؟ آیا برای برنامه‌ریزی و نظم‌دهی به کارهای شخصی و شغلی‌تان نرم‌افزارهای جداگانه‌ای استفاده می‌کنید؟ ما در این مطلب ابزاری را به شما معرفی می‌کنیم که به‌سادگی می‌توانید با کمک آن هم کارهای شخصی و هم پروژه‌های کاری‌تان را یک‌جا مدیریت و برنامه‌ریزی کنید. نام این نرم‌افزار قدرتمند، ترلو trello  است.

best-tools-for-organizing-personal-task

نرم‌افزار مدیریت کارهای روزانه

زمان‌های زیادی برای هریک از ما پیش آمده که به‌دلیل ناتوانی در مرتب‌سازی کارهایمان دچار اتلاف وقت شده‌ایم و معمولا دقیق نمی‌دانیم چه کارهایی برای انجام‌دادن داریم و در چه مدت زمانی باید آن‌ها را به‌پایان برسانیم. این اتفاق ناخوشایند هم در پروژه‌های کاری به سراغمان می‌آید و هم در انجام امور شخصی. ترلو یک نرم‌افزار تحت وب است که بسیاری از امکاناتش را به رایگان در اختیار کاربرانش قرار می‌دهد. در این نرم‌افزار شما با کمک کارت‌هایی که برای هر کار ایجاد می‌کنید، می‌توانید در یک برد، تمام کارهایتان را به‌صورت تصویری و یک‌جا ببینید و به این ترتیب متوجه شوید که با توجه به بازه‌ی زمانی که تعیین می‌کنید، چه کارهایی را باید انجام بدهید و حجم کارهایتان چقدر است.

شما از ترلو برای یادآوری کارهای روزانه‌تان می‌توانید به‌راحتی استفاده کنید. مثلا یک بورد با عنوان «کارهای روزانه» بسازید، در آن ستون‌های مورد نیازتان را (مثل کارهای خانه، کارهای بیرون از خانه، خریدها و …) ایجاد کنید. سپس برای هر کاری که باید انجام شود، در ستون مرتبط به خودش، یک کارت با همان عنوان درست کنید. مثلا کارت: تعمیر ماشین در ستون کارهای بیرون از خانه.

خوبی ترلو این است که می‌توانید اپلیکیشن آن را روی گوشی‌تان نصب کنید و تمام نوتیفیکیشن‌های آن را روی گوشی دریافت کنید. امکانات کار با ترلو در گوشی همراه، اندکی متفاوت با نسخه‌ی تحت وب آن است. اما بیشتر کارهایی را که در نسخه‌ی وب می توانید انجام دهید، در نسخه‌ی اپلیکیشن اندروید آن هم در اختیار دارید.

تعیین ریزترین جزئیات کارهای شما در کارت‌های ترلو

اما روی کارت‌های ترلو چه چیزهایی می‌توانید بنویسید؟ کارت‌ها هرکدام بخشی برای توضیحات دارند که می‌توانید توضیح مختصری درباره‌ی آن کاربنویسید. (مثلا آدرس تعمیرگاه موردنظر برای ماشینتان) علاوه بر این می‌توانید از لیبل‌های رنگی برای هر کارت استفاده کنید. به‌طور مثال می‌توانید با رنگ قرمز، لیبل: فوری را درست کنید و برای هر کاری که فوری است، برچسب قرمز را روی کارت مربوط به آن وظیفه بچسبانید. یا بنابر دلخواهتان ممکن است بخواهید برای هر لیبل موضوعی را تعریف کنید. مثل دسته‌بندی خریدها، قبض‌ها، هدیه و …

این بوردها و کارت‌ها در ترلو، این فرصت را به شما می‌دهد که تمام کارهایتان را در یک نگاه و با سرعت و راحتی بررسی کنید و برای هر روزتان برنامه متفاوتی داشته باشید. علاوه بر این هر کاری را که انجام می‌دهید، می‌توانید کارت مربوط به آن را آرشیو کنید. به این ترتیب با انجام یک‌به‌یک کارها و خالی‌شدن بورد از کارت‌، حس خوب انجام‌شدن کارها شما را دربرمی‌گیرد. این احساس باعث افزایش اعتمادبه‌نفس و ادامه‌دادن به انجام کارهای بیشتر می‌شود.

دقت کنید که هر زمان که بخواهید می‌توانید با یک جستجوی ساده در ترلو به کارت مربوطه دسترسی پیدا کنید. حتی اگر آن کارت را آرشیو کرده‌باشید. حتما در برنامه‌ریزی روزانه‌تان به این نکته دقت کنید که عناوین درست و کاملی برای هر کار در کارت بنویسید تا در هنگام جستجو دسترسی راحت‌تری به کارت‌ها داشته باشید. هر توضیحی که لازم است، پیش از فراموش کردن، حتما در بخش توضیحات کارت وارد کنید.

ابزاری ساده و شفاف برای مدیریت آنلاین تیمی

مثالی که در بالا توضیح دادم، درباره‌ی کارهای شخصی بود. اما این فقط بخش کوچکی از توانایی‌های ترلو است. یکی از استفاده‌های اصلی و مهم نرم‌افزار ترلو، مدیریت پروژه‌های کاری و ارتباط با تیم کاری‌تان است. شما در ترلو می‌توانید برای تیم‌های کاری مختلف یا بخش‌های مختلف سازمانتان، بوردهای متفاوتی ایجاد کنید. سپس در هر بورد با کمک ستون‌ها، طبقه‌بندی‌های موردنیازتان را بسازید و در نهایت در هر طبقه با ساختن کارت برای هر پروژه و ایجاد عنوان مناسب برای آن، پروژه‌های کاری بزرگ را به خرده پروژه‌ها و وظایف کوچک تبدیل کنید. به این ترتیب پیگیری وظایف کوچک و طبقه‌بندی‌شده به‌مراتب ساده‌تر و امکان‌پذیرتر است.

برای ایجاد هر کارت کافی است روی دکمه + زیر نام هر ستون کلیک کنید و عنوان کارت را بنویسید. بعد از ایجاد کارت، با کلیک روی کارت، آن را باز کنید و جزئیات دلخواهتان را به آن اضافه کنید. علاوه بر جزئیات اشاره شده، روی هر کارت امکان اضافه‌کردن تاریخ تحویل پروژه یا اتمام کار موردنظر هم وجود دارد.

مدیریت موثر تیم و وظایف تیمی

اینجاست که امکان کامنت گذاشتن روی هر کارت و منشن کردن (فراخوانی هر شخص با استفاده از نوشتن نام او در کنار علامت @) به کمک شما می‌آید تا بتوانید با اعضای تیم در تعامل باشید و درباره‌ی هر پروژه به‌طور مجزا با هم ازطریق کامنت‌گذاری گفتگو کنید. همچنین می‌توانید چک‌لیستی از کارها بسازید، به‌گونه‌ای که مسئول هریک از وظایف بعد از به انتها رساندن وظیفه‌اش، آن را در لیست تیک بزند. به‌این‌ترتیب سایر اعضا می‌توانند از روند پیشرفت کاردر آن کارت مطلع شوند.

علاوه بر این روی هر کارت امکان اتصال فایل و لینک را هم دارید. شما می‌توانید لینک مقاله‌های مرتبط با کارت یا لینک‌های مرجع یا فایل‌های عکس و ویدیو و غیره را به کارت پیوست کنید. با پیوست فایل‌های موردنیاز، هرآنچه را که برای یک وظیفه نیاز داریم، در اختیار خواهیم داشت. در نسخه رایگان ترلو، حجم اپلود فایل محدودیت دارد. اما به‌اندازه‌ای هست که بتوانید کارهای زیادی را با آن پوشش دهید. البته پیوست لینک محدودیتی ندارد و در صورت اتمام این محدودیت، همواره می‌تواند جایگزین مناسبی برای فایل‌های مورد نیاز باشد. به این صورت که شما می‌توانید فایل‌های مرتبط را در جایی مثل گوگل درایو آپلود و سپس لینک آن را به کارت مربوط در ترلو پیوست کنید.

حفظ ایده‌ها و سندهای مهم

در نظر گرفتن جایی برای نگهداری ایده‌ها و داکیومنت‌های مربوط به کار در ترلو امکان‌پذیر است. کارت‌ها نه تنها با هدف اشاره به یک کار مشخص بلکه با هدف ارائه‌ی یک ایده یا حفظ یک داکیومنت مهم نیز می‌توانند ایجاد شوند. بنابراین هر قصدی که از راه‌اندازی یک بورد در ترلو داشته باشید، با اهداف شما سازگار است و می‌تواند راهگشای خوبی برایتان باشد.

پیگیری و انجام کارها در ترلو

اگر بخواهید کار خاصی را در ترلو پیگیری کنید که خودتان درگیر انجام بخشی از آن نباشید و صرفاً کار نظارت بر آن وظیفه را بر عهده داشته باشید، با اضافه‌کردن خودتان به آن کارت می‌توانید عضو آن کارت شوید و از تمام تغییرات و کامنت‌های جدید آن اطلاع پیدا کنید. با عضو شدن در یک کارت هم از طریق ایمیل و هم از طریق نوتیفیکیشن‌های ترلو در جریان کار قرار می‌گیرید. همینطور می‌توانید اعضای کارت را ببینید تا بفهمید چه کسانی در حال کار روی این کارت هستند.

بوردهای ترلو و منوی کناری

هر بورد در ترلو می‌تواند متعلق به یک تیم کاری یا دپارتمانی از یک سازمان یا هرنوع طبقه‌بندی دیگر در یک کسب‌وکار شخصی و سازمانی باشد. فهرست کناری ترلو، تمام اعضای بورد را همراه با تمام تغییرات اخیر آن بورد (به‌صورت لیستی از تاریخچه‌ی کارهای انجام شده) نشان می‌دهد. اعضای بورد تنها کسانی هستند که به بورد دسترسی دارند و می‌توانند اتفاقات درون آن را مشاهده و پیگیری کنند. سرپرست بورد می‌تواند از طریق منوی کناری، افراد دیگری را هم با کمک نام کاربری‌شان به بورد اضافه کند. بوردها امکان بسته‌شدن و حذف‌شدن هم دارند که این کار فقط برای سرپرست بورد (یعنی کسی که بورد را ایجاد کرده) مجاز است. در این منو کارت‌ها را نیز می‌توانید بر اساس پارامتر دلخواهتان (مثلا تاریخ تحویل، کلمات کلیدی یا اعضای گروه) مرتب‌سازی کنید. الگوی برچسب‌های رنگی را نیز ازطریق همین منو می‌توانید بسازید.

ترلو برای چه کارهایی مناسب است؟

ترلو نرم‌افزار مدیریت وظایف به‌صورت مشاهده است که می‌تواند در یک لحظه به شما نشان بدهد چه کارهایی در حال انجام است و چه کسانی دارند روی آن‌ها کار می‌کنند. این ابزار در شرکت تویوتا برای حفظ سطح بالای محصولات و مراقبت از انعطاف‌پذیری استفاده شد که نتایج مفیدی به همراه داشت. ترلو را مثل یک بورد سفید بر دیوار ببینید که پر از یادداشت‌های کاری الصاق شده به آن است. سریع‌ترین ابزاری که در دسترس شماست تا هر کاری که به ذهنتان می‌رسد، بلافاصله و بدون زحمت در بورد کاری‌تان وارد کنید.

چرا باید حتما ترلو را استفاده کنید؟

نرم‌افزار ترلو، همانطور که در توضیحات بالا متوجه شدید، ابزاری شگفت‌انگیز برای مدیریت کارها و پروژه‌هاست. با کمک ترلو می‌توانید تمام کارهایتان را جلوی چشم بیاورید و آن‌ها را درکنارهم بررسی کنید. بوردهای کاری ترلو، بسیار انعطاف‌پذیر و قابل اشتراک‌گذاری هستند که به شما اجازه می‌دهند جزئیات بسیاری از کار را در هر کارت مشخص کنید. شما با کمک ترلو پروژه‌ها را به بخش‌های کوچکتر و ساده‌تر تقسیم می‌کنید و بدون نیاز به ایمیل‌های طولانی و دنباله‌دار با همکارانتان همکاری می‌کنید. البته ترلو فقط برای پروژه‌های کاری نیست، شما می‌توانید ترلو را برای هر کاری از جمله برنامه‌ریزی روزانه و شاید تمام کارهای زندگی‌تان استفاده کنید.

 لطفاً دیدگاه‌ها و ایده‌های خود را در قسمت نظرات با ما درمیان بگذارید. در نورندبوک همراه شما هستیم.

محتوا به‌روز دنیا در زمینه کسب وکار را در اینستاگرام ما دنبال کنید.