همان‌طور که در مطلب قبلی خواندید، ترلو یک ابزار تحت وب برای مدیریت کارها، زمان‌بندی و پروژه‌ها و داشتن ارتباط با تیم کاری است. ما در تیم نورندبوک برای پیشبرد اهدافمان از این ابزار استفاده می‌کنیم.
شخصا به‌عنوان سردبیر وبلاگ و کارشناس محتوای تیم نورندبوک، برای مدیریت وبلاگ، بورد جداگانه‌ای درست کرده‌ام که با کمک آن مقاله‌های وبلاگ را دسته‌بندی و مدیریت می‌کنم. در هر کدام از کارت‌ها می‌توانم جزئیاتی شامل عنوان دقیق مقاله، تعداد کلمات، نوع تالیف، کلمات کلیدی و … را بنویسم. ترلو امکانات فوق‌العاده و بی‌نظیری را در اختیار ما قرار داده است. ما در مسیر کار با ترلو به نکات قابل توجهی برخوردیم که علاقمندم آن‌ها را اینجا با شما به اشتراک بگذارم. به همین دلیل این دانسته‌ها و تجربیات را در چند مورد برایتان شرح می‌دهم.
نام کارت‌ها در ترلو
نام هر کارت بیانگر کار اصلی آن کارت و هدف از درست‌کردن آن است. بنابراین لازم است با دقت و به‌طور کامل نوشته شود. بهتر است نام تمام کارت‌ها را با یک زبان مشترک و به‌صورت کامل بنویسید. اگر فارسی می‌نویسید تمام کارت‌ها نام فارسی داشته باشند. این برای زمانی که قصد جستجو میان کارهایتان را دارید، بسیار مفید است. مثلا اگر کارتی متعلق به یک مقاله‌ی وبلاگ است، بنویسید: مقاله‌ی وبلاگ با عنوان … (و عنوان را به‌طور کامل بنویسید)
پیوست‌کردن لینک‌ها و فایل‌های مرتبط
حتما لینک‌ها و فایل‌های مرتبط با هر کار را به کارت مربوطه پیوست کنید. این کار باعث می‌شود نظم شگفت‌انگیزی را در کار تجربه کنید و برای یافتن هر لینک یا فایل سردرگم نشوید. همچنین به‌راحتی می‌فهمید که هر فایل متعلق به چه کاری است. البته لازم است اطمینان حاصل کنید که لینک‌ها با افراد درگیر با آن پروژه یا کار، به‌درستی به اشتراک گذاشته شده و قابل دیدن است. گاهی اوقات ممکن است لینکی که پیوست می‌کنید، متعلق به فایلی در گوگل درایو شما باشد، اما این فایل با عضو تیم که درگیر این کار است، اشتراک‌گذاری نشده باشد. در اینصورت افراد نمی‌توانند لینک را باز کنند و با خطا مواجه می‌شوند. بنابراین پیش از پیوست کردن هر لینک، از قابلیت بازشدن آن اطمینان پیدا کنید.
نکته: زمانی که لینکی را پیوست می‌کنید، حتما عنوان مناسبی برایش بنویسید و آن را بدون عنوان رها نکنید. این‌کار به شما کمک می‌کند پیش از بازکردن لینک، بدانید که این لینک به چه چیزی مربوط است و قرار است چه نوع محتوایی را به شما نشان دهد. مثلا: ویدیوی اصلی معرفی کتاب. یا مقاله‌ی مربوط به موضوع در گوگل درایو.
برچسب‌ها یا لیبل‌های رنگی
استفاده از برچسب‌های رنگی علاوه بر منظره‌ی قشنگ و جذابی که در بوردها ایجاد می‌کند، به تمرکز بیشتر شما کمک می‌کند. با کمک برچسب‌های رنگی و قراردادن نام برای هرکدام از آن‌ها به‌عنوان راهنما، کارهای داخل هر ستون را دسته‌بندی کنید. شما با استفاده از این لیبل‌ها کارهای زیادی می‌توانید انجام دهید. به‌طور مثال من برای بورد وبلاگمان از برچسب‌های رنگی برای دسته‌بندی موضوعی مقاله‌ها استفاده کردم. نام هرکدام از لیبل‌ها را با یکی از دسته‌بندی‌های وبلاگ نام‌گذاری کردم و هر مقاله‌ای را که در یک کارت قرار می‌دهم، مطابق با دسته‌بندی، لیبلی برایش انتخاب می‌کنم. البته دقت کنید که در نسخه‌ی رایگان ترلو، این لیبل‌ها محدودیت رنگ دارند و شما نمی‌توانید از تعدادی بیشتر برچسب با رنگ‌های متنوع داشته باشید، هرچند می‌توانید دو لیبل با رنگ یکسان، اما نام متفاوت داشته باشید.
برچسب‌های(labels) بی‌رنگ
علاوه بر برچسب‌های رنگی، می‌توانید هر تعداد که بخواهید، برچسب‌های بی‌رنگ داشته باشید. برچسب‌های بی‌رنگ در نمای بیرونی کارت در ترلو دیده نمی‌شوند. اما وقتی روی کارت کلیک و آن را باز کنید، در کنار سایر برچسب‌ها با نامشان قابل مشاهده هستند. ممکن است بخواهید توضیح اضافه‌تری درباره‌ی هر کارت بدهید، بدون آنکه لیبل رنگی مشخصی به آن اضافه کنید. در اینصورت از برچسب‌های بی‌رنگ استفاده کنید. به‌طور مثال من در بورد وبلاگ از برچسب‌های بی‌رنگ برای پلتفرم انتشار مقاله‌ها استفاده می‌کنم. هر مقاله را در هرکجا منتشر کرده باشم، برچسب مربوط به همان را به آن می‌افزایم. مثلا ۳ برچسب وبلاگ، ویرگول و لینکدین به‌صورت بی‌رنگ ساخته‌ام و هر مقاله‌ای که در یک یا چند تا از این پلتفرم‌ها منتشر شود، همان برچسب را برای آن انتخاب می‌کنم.
کامنت‌گذاری در کارت‌های ترلو
شما می‌توانید به هر کامنتی که در ترلو قرار داده می‌شود، واکنشی نشان دهید. این‌کار از طریق ایموجی‌های زیر هر کامنت امکان‌پذیر است. بهتر است برای کامنت‌هایی که مخاطبش شما هستید، از ایموجی مرتبط و مناسب استفاده کنید و به جای توضیح و کامنت‌گذاری مجدد، نظرتان را از این طریق اعلام کنید. به‌این ترتیب صاحب کامنت متوجه خواهد شد که شما کامنتش را خوانده‌اید و نظرتان درباره‌اش چیست. اگر کافی نبود، می‌توانید توضیحات بیشترتان را در یک کامنت بنویسید.
نکته: دقت کنید که در ترلو امکان پاسخ‌گویی مستقیم به یک کامنت وجود ندارد. نظرات به‌طور مستقل و جداگانه زیر کارت ثبت می‌شوند و به‌هم مرتبط نمی‌شوند. یعنی شما در کامنت‌نویسی فقط می‌توانید افراد را منشن کنید و نمی‌توانید درست زیر همان کامنتی که درحال پاسخ‌دادن به آن هستید، نظرتان را بنویسید. بنابراین وقتی کامنتی را می‌نویسید، کاملا توضیح دهید که درباره‌ی کدام مطلب یا کامنت صحبت می‌کنید.
نصب نسخه‌ی موبایل ترلو
خیلی وقت‌ها پیش می‌آید که دیگران در ترلو برای شما کامنتی می‌گذارند یا کاری که مربوط به شما هست انجام می‌دهند که در اثر این کار نوتیفیکیشنی برای شما ظاهر می‌شود. اما تا وقتی که ترلو را روی سیستمتان باز نکنید و وارد محیطش نشوید، نمی‌توانید به اعلان‌های آن دسترسی پیدا کنید. نسخه‌ی رایگان اپلیکیشن ترلو که به‌راحتی روی موبایل نصب می‌شود، کارتان را راحت خواهد کرد و هر کاری که روی بوردها و کارت‌های مربوط به شما انجام می‌شود، به‌صورت یک نوتیفیکیشن روی موبایلتان به شما نمایش داده می‌شود. بنابراین شما هیچ کامنت و کاری را از دست نخواهید داد.
سخن پایانی
علاوه بر موارد بالا حتما نکات دیگری هم هست که در حین کار با ترلو ممکن است بیاموزید و این آموخته‌ها به دیگران هم کمک می‌کند تا تجربه‌ی بهتری از کار در ترلو پیدا کنند. بنابراین از شما کاربر عزیز می‌خواهیم آنچه را درباره‌ی ترلو آموخته و یافته‌اید، پایین همین مطلب به‌صورت کامنت بنویسید تا دیگران هم از تجربه‌های شما بهره‌مند شوند و خود شما نیز با خواندن کامنت‌های دیگران نکات بیشتری را بیاموزید. از اینکه در نوشتن دانسته‌های خود سخاوتمندید، از شما سپاسگزاریم.
محتوا به‌روز دنیا در زمینه کسب وکار را در اینستاگرام ما دنبال کنید.
